funzionalità
Portale Fornitori
Rendi i tuoi fornitori autonomi nel caricamento della documentazione necessaria per entrare in azienda
La gestione burocratica delle ditte esterne è una delle attività che assorbe più tempo all’interno dell’ufficio HSE. Con il Portale Fornitori di PrometeoSicurezza, semplifichi la gestione dei fornitori senza perdere il controllo. La tua azienda definisce le regole di accesso, mentre i fornitori aggiornano autonomamente documenti, mezzi e subappaltatori online. Il sistema applica in automatico i requisiti e i modelli documentali preconfigurati, guidando l’appaltatore nel download e nella compilazione della tua modulistica interna.
Automatizza la Richiesta dei Documenti ai Fornitori
Il modulo trasforma la raccolta dei documenti in un processo autonomo, mirato e privo di errori grazie alle regole che puoi impostare in anticipo:
Modelli Scaricabili: non rischiare che il fornitore carichi autocertificazioni o moduli errati. Puoi inserire a sistema i tuoi modelli di documento ufficiali (es. regolamenti interni di stabilimento, dichiarazioni di coordinamento, moduli di conformità). Il fornitore visualizzerà questi file direttamente nella sua area riservata, potrà scaricarli, compilarli, firmarli e riallegarli.
Filtro per Tipo Azienda: la richiesta dei documenti societari e dei relativi modelli da compilare si attiva in modo mirato in base al Tipo Azienda (es. impresa edile, ditta di pulizie, consulenza software), visualizzando richieste coerenti al fornitore selezionato..
Mansioni e Ruoli con Selezione Multipla: per ogni dipendente caricato, il fornitore seleziona le mansioni corrispondenti (es. “Elettricista” + “Lavori in quota”). In automatico, il software associa l’elenco di tutti i documenti necessari richiedendone il caricamento.
Associazione per Tipologia Macchina: : per i mezzi introdotti nel sito, il fornitore seleziona la tipologia di macchina. Il software attiva immediatamente la richiesta dei documenti di legge previsti e distribuisce gli eventuali moduli di autorizzazione d’uso interni da compilare..
Tracciabilità dei Subappalti: L’azienda titolare del software inserisce a sistema le anagrafiche delle ditte autorizzate al subappalto. Successivamente, l’appaltatore principale ha la facoltà di visualizzare tali ditte nella propria area riservata e occuparsi direttamente del caricamento e della gestione di tutti i loro documenti, dipendenti e macchinari..
Formazione pre-ingresso: Sicurezza Anticipata
Il portale azzera i colli di bottiglia all’ingresso dello stabilimento spostando la fase informativa direttamente sul web:
Corso di Sicurezza Online: puoi proporre il materiale informativo e le procedure di sicurezza aziendali direttamente all’interno dell’area riservata del lavoratore esterno (sia dipendente dell’appaltatore che del subappaltatore).
Test Svolto in Anticipo: prima di mettersi in viaggio, l’operatore segue il briefing e compila il test di sicurezza personalizzato e multilingua da PC o smartphone.
Sincronizzazione Varchi: il superamento del test viene registrato immediatamente.
Al loro arrivo, i tecnici esterni qualificati potranno accedere subito tramite il Registro Visitatori (via tablet, QR code o badge fast-track) perché PrometeoSicurezza è già a conoscenza della loro posizione documentale e formativa.
Permettere ai fornitori di caricare documenti generici costringe l’ufficio HSE a approvare o scartare file non conformi, avviando infiniti scambi di e-mail o telefonate. PrometeoSicurezza regolarizza questa situazione, chiedendo solo i documenti necessari, gestendo le scadenze ed eventualmente proponendo modelli da scaricare, compilare e firmare.
Perché scegliere il modulo Portale Fornitori di Prometeo?
Un unico punto di accesso per fornitori e appaltatori, con controlli automatici, documenti sempre aggiornati e maggiore efficienza operativa.
Moduli da compilare e firmare: distribuzione dei documenti corretti direttamente nell’area del fornitore in base a ruoli, mansioni e macchine.
Standardizzazione della modulistica e azzeramento dei rinvii per errori formali.
Censimento centralizzato e gestione delegata: l’azienda committente registra le ditte autorizzate, l’appaltatore gestisce e risponde dei loro documenti. Tracciabilità al 100% di chi entra nel sito, eliminando i rischi di responsabilità solidale.
Decentralizzazione dei caricamenti: I fornitori inseriscono i propri dati in totale autonomia. Riduzione del 90% dei tempi di segreteria e zero errori di data-entry interni.
FAQ
Assolutamente sì. Invece di richiedere un caricamento generico, puoi configurare il sistema affinché mostri un link di download al fornitore. L’appaltatore vedrà il pulsante per scaricare il tuo file PDF/Word ufficiale, lo farà compilare e firmare dal proprio dipendente (o per la propria macchina) e lo riallegherà nello stesso slot.
La creazione dell’anagrafica di qualsiasi azienda (appaltatori e subappaltatori) spetta sempre all’azienda che ha acquistato la licenza di PrometeoSicurezza. Questo garantisce che in piattaforma siano presenti solo le ditte verificate. Una volta inserita la ditta di secondo livello, l’appaltatore principale la vedrà associata al proprio profilo e potrà procedere al caricamento di documenti, moduli scaricabili, operai e mezzi per conto della stessa.
Il fornitore può associare al lavoratore tutte le mansioni previste. Se un dipendente è elettricista + PES/PAV + Lavori in quota, il sistema sommerà i requisiti minimi e mostrerà l’elenco completo dei documenti da caricare e degli eventuali moduli aziendali specifici da scaricare, firmare e riallegare per quel profilo combinato.
Cosa c'è oltre il Portale Fornitori?
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